annonce la mise à disposition d'un nouveau module complémentaire de QALITEL doc, destiné à faciliter la communication et l'information de votre gestion documentaire.
Ce module va vous aider à dynamiser votre gestion documentaire, à rendre fluide le transfert d'informations entre les différents intervenants de votre gestion.

Dorénavant, QALITEL doc vous propose deux méthodes qui peuvent être complémentaires tout en reposant sur des concepts différents pour informer et relancer vos collaborateurs, tout en minimisant le temps d'intervention de l'administrateur.

Exposé de la problématique relativement à la diffusion de l'information documentaire.

Une fois votre logiciel paramétré et correctement configuré, une fois que vous avez saisi tous vos documents, organisé votre gestion des révisions, créé vos groupes de travail, formé vos collaborateurs, votre tâche en tant qu'administrateur consiste à faire vivre votre système, à impliquer au quotidien les différentes personnes concernées..

De ce dynamisme reposant autour de cette gestion documentaire, dépendra la fiabilité et l'intérêt du système.
Et nous le savons tous, cela n'est pas le plus facile...

Il faut emporter l'adhésion de tous, s'assurer que tout le monde consulte les documents en vigueur et les met en application, ou tout simplement, s'assurer que tout le monde à connaissance des modifications apportées à chacun des documents.
Ceci n'est pas une tâche des plus aisées et grandie proportionnellement à la taille de l'entreprise.

Pour vous y aider, QALITEL doc propose dans sa version réseau et depuis maintenant plusieurs années, la possibilité d'installer un tableau d'alarme sur chaque poste client .

Ce tableau d'alarme, une fois configuré en fonction des préférences de chacun, avertit l'utilisateur des différentes tâches qui lui sont dévolues. Ce système en lui même est assez efficace et ouvre "une fenêtre" entre l'utilisateur final et les données gérées dans QALITEL doc.

Seulement, l'utilisation de ce module repose essentiellement sur la "bonne" volonté de l'utilisateur puisque les réglages lui sont dévolus.

En tant qu'administrateur du système, les tableaux d'alarmes ne vous permettent pas de savoir si vos collaborateurs ont été correctement prévenus, puisque cela dépend de l'utilisation qu'ils en font et que cela est uniquement de leur ressort...

Pour aller plus loin dans le dynamisme documentaire, nous vous réservons deux surprises...

Premièrement, avec la version 7.0 de QALITEL doc, le lancement du tableau d'alarme ne réserve plus de licences réseau, vous pouvez donc le déployer sur autant de postes que vous le souhaitez et quel que soit le nombre de licences réseau actuellement en votre possession.
Le principe de réservation d'une licence ne s'appliquera plus dorénavant qu'à l'ouverture de QALITEL doc en mode administrateur et à l'ouverture des bornes de consultation.

Deuxièmement, vous disposez dorénavant de la possibilité d'acquérir pour seulement 290 Euros H.T. le module optionnel de relance AUTOMATIQUE par E-mail.

• Ce module ne prend aucune licence réseau, et son prix est fixe, il ne dépend ni de la base de données installée (Topspeed, MSSQL, Oracle) ni du nombre de licence, il vous suffit simplement de posséder QALITEL doc en version réseau
• Il a pour vocation de ne s'installer que sur un seul poste, en l'occurrence et a priori, le SERVEUR.
• Il a pour vocation de réaliser automatiquement les tâches de relances nécessaires à la vie de votre système documentaire.
• Il réalise à lui tout seul tout le travail d'information sur la diffusion et le travail de relance et ce, par le biais de votre messagerie E-mails (protocole SMTP)

La vocation de ces deux modules est la même, informer vos collaborateurs, leur servir de pense-bête et donc, rendre vivants et dynamiques les flux d'informations documentaires de votre entreprise.

Voici ce que les puissants algorithmes introduits dans ce module vous permettent d'envisager .
Pour chacune de ces possibilités, il s'agit d'envoi de E-mails paramétrés avec vos propres critères...

1. - Information sur la diffusion - Envoi de mails à chaque destinataire d'un nouveau document ou d'une nouvelle diffusion
2. - Relances par mail sur la diffusion d'un document qui n'a pas été consulté selon vos critères (notamment, les délais ...)
3. - Information sur l'émission d'un A/R
4. - Relance sur la non validation d'un A/R dans les délais impartis
5. - Information sur la participation à une phase de cycle de vie d'un document
6. - Relances sur la non-réalisation dans les délais prévus d'une phase du cycle de vie d'un document
7. - Information sur les documents périmés
8. - Relances sur la non-prise en compte des documents périmés
9. - Information sur les archives à détruire
10. - Relances sur la non-prise en compte des archives à détruire.

De plus, nous vous offrons les possibilités suivantes :

• Pour chacune de ces phases de relances => Personnalisation intégrale du modèle de E-mails qui sera utilisé (insertion du code du document, du nom du document, des différentes dates qui l'accompagnent - diffusion,émission A/R... -, du genre, nom et prénom de la personne destinataire du E-mail...). Ainsi chaque destinataire recevra un E-mail personnalisé à son profil avec toutes les informations requises sur le document concerné.
• Pour chacune de ces phases de relances => Possibilité de créer autant de niveaux de relances que vous le souhaitez. Le but étant de pouvoir créer des messages de relance qui pourront se faire plus ou moins pressant selon qu'il s'agit de la première relance, de la deuxième, de la troisième, sachant que le module n'enverra le E-mail que si la tâche demandée n'a pas été effectuée.
• Pour chacune de ces phases de relances => Possibilité de créer une relance permanente... Alternative à la notion de relance par niveau qui demande la réalisation d'un modèle de E-mail par niveau de relance, la relance permanente permet d'envoyer le même message à intervalle prédéfini tant que la tâche demandée n'a pas été effectuée.
• Pour chacune de ces phases de relances => Un exemple de modèle de mail vous est proposé paramétré, vous n'avez plus qu'à l'activer et à le modifier pour l'adapter à vos propres besoins.

Ainsi, en conclusion, autant le tableau d'alarme exige de l'utilisateur final qu'il soit actif en allant chercher les informations, autant, le module de relance par mail de QALITEL doc le rend passif.

Chacun de vos collaborateurs peut ainsi se consacrer à son travail en toute quiétude, il sera automatiquement prévenu et relancé par E-mails sur ses propres tâches à effectuer.

Vous-même en tant qu'administrateur de la gestion documentaire de votre entreprise ou organisation, vous allez pouvoir vous reposer sur le paramétrage que vous aurez effectuer au sein de ce module en ayant l'assurance que toutes les personnes concernées seront automatiquement prévenues...

Exposé des avantages de chacune de ces deux solutions :

Alors, n'hésitez plus, si vous possédez actuellement une version réseau de QALITEL doc en version 7.0, cliquez ici pour commander.
Sinon, contactez-nous par Tél. au 00 33 (0)2 35 22 46 92 ou par mail sur scoqi@scoqi.com pour connaître nos modalités de mise à jour et d'acquisition de ce module.